Durch Zufall fand ich im Netz den Bericht vom Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit über die deutsche Botschaft in Kiew aus dem Jahr 2008 http://www.familienvisum.de/Vi…rollbericht_BfDI_Kiew.htm
hier folgen ein paar Ausschnitte:
1.2 Verzeichnis der eingesetzten Datenverarbeitungsanlagen
Nach § 18 Abs. 2 Satz 1 BDSG haben die öffentlichen Stellen ein Verzeichnis der eingesetzten Datenverarbeitungsanlagen zu führen. Damit soll es dem Datenschutzbeauftragten ermöglicht werden, einen Überblick zu bekommen, in welchen Bereichen welche Arten von personenbezogenen Daten verarbeitet werden.
Das Verzeichnis in der meinen Mitarbeitern vorgelegten Form entspricht den Vorgaben nicht und ist für eine Kontrolle ungeeignet, da hieraus nicht unmittelbar erkennbar ist, in welchen Bereichen welche Hardware eingesetzt wird und welche Arten personenbezogener Daten dort verarbeitet werden.
Die mangelnde Führung des Verzeichnisses der Datenverarbeitungsanlagen -der Runderlass weist auf § 18 Abs. 2 Satz 1 BDSG ausdrücklich hin (Nr. 5.2.1) -stellt einen erheblichen Datenschutzverstoß dar, den ich gem. § 25 Abs. 1 BDSG beanstande.
Ich bitte um Stellungnahme.
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1.4 Unterstützung des BfDI vor Ort (§ 24 Abs. 4 BDSG)
Gem. § 24 Abs. 4 BDSG sind alle öffentlichen Stellen des Bundes zu meiner und meiner Beauftragten Unterstützung verpflichtet. Während im Vorfeld des Besuchs die Unterstützung durch den Datenschutzbeauftragten des Auswärtigen Amtes als sehr kooperativ hervorzuheben war, bot sich meinen Mitarbeitern in Kiew teilweise ein anderes Bild. Im Botschaftsgebäude selbst stand kein eigenes, mit der erforderlichen IT ausgerüstetes Arbeits-und Besprechungszimmer während der dortigen Prüfungsarbeiten zur Verfügung. Inwieweit sich der Kanzler als behördlicher Datenschutzbeauftragter in die dreitägigen Prüfungsarbeiten eingebracht hat, war im Einzelnen nicht zu erkennen.
Während der Vorbereitung der Abschlussbesprechung am 10. April 2008 überbrachte der Datenschutzbeauftragte des Auswärtigen Amtes die Weisung des zeitgleich in der Botschaft weilenden Leiters der Rechtsabteilung des Auswärtigen Amtes, meinen Mitarbeitern keine Kopien von Akten auszuhändigen. Als Begründung wurde angegeben, ich sei nur zur Einsicht in Akten befugt; Kopien von Akten dürfe ich nicht anfertigen bzw. anfertigen lassen...
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2.2 Archivierung und Vernichtung der Visaakten
Dieser positive datenschutzrechtliche Standard wird bei der Archivierung und Vernichtung der Visaakten nicht erreicht.
2.2.1 Die Archivierung der Visaakten erfolgt nur zum Teil in Räumen des Gebäudes der Visastelle. Der überwiegende Teil der Visaakten befindet sich in vier Containern, die sich zwar im Freien, aber noch auf dem Gebiet der Visastelle befinden. Die Zugangssicherung der Container stellte sich meinen Mitarbeitern allerdings als völlig unzureichend dar. Drei von vier Schlössern dieser Container weisen keine dem Stand der Technik entsprechende Schlüsselblätter auf. Ein Container war deutlich beschädigt. Ein anderer Container grenzt unmittelbar an den etwa 1,80 m hohen Zaun der Visastelle, sodass ein unmittelbarer Einbruch in das auf dieser Seite gelegene Fenster des Containers über den Zaun hinweg möglich ist. Hinzukommt, dass Teile der Container (darunter Türen) sich im toten Winkel der Videokameras befinden, die zudem abends und über Nacht abgeschaltet werden.
2.2.2 Gem. § 69 Abs. 4 AufenthV sind die Akten der erteilten Visa ein Jahr nach deren Ablauf zu vernichten. § 70 Abs. 3 Nr. 2 AufenthV sieht für die abgelehnten Visaanträge eine Frist von fünf Jahren vor. Am 2. April 2008 hatte die Visastelle zuletzt eine Vernichtung von Akten und sonstigen Dokumenten durch eine Fremdfirma in Begleitung des Hausmeisters der Visastelle vornehmen lassen. Diese Aktenvernichtung wurde -wie schon in der Vergangenheit -nicht protokolliert. Im Rahmen der stichprobenweisen Überprüfung der vier Container fanden meine Mitarbeiter Akten, die bereits hätten vernichtet sein müssen. Seitens der Visastelle wurde vorgetragen, dass die Vernichtung aus praktischen Gründen nicht immer entsprechend den §§ 69 Abs. 4, 70 Abs. 3 Nr. 2 AufenthV erfolgen könne.
Wie meine Mitarbeiter vor Ort bereits ausgeführt haben, besteht auch aus meiner Sicht durchaus ein gewisser, zeitlich eng begrenzter Toleranzbereich, solange regelmäßig Vernichtungsaktionen vorgenommen werden. Für unerlässlich halte ich eine Protokollierung der Vernichtung.
Ich bitte, mich über das Veranlasste in Kenntnis zu setzen.
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2.4 Diskretionszonen (Schalterbereiche in Visastelle und Botschaftszentrale)
Für den Publikumsverkehr sind sowohl in der Visastelle als auch in der Botschaftszentrale Räume mit mehreren Schaltern eingerichtet, die den Besuchern auch als Warteräume dienen. Zwar sind bisher nach Angaben der Botschaft noch keine Beschwerden von Antragstellern eingegangen. Doch bin ich der Ansicht, dass Verbesserungen notwendig und möglich sind. Meine Mitarbeiter haben in Erfahrung gebracht, dass bereits intern über Verbesserungen diskutiert wurde. Entsprechenden Vorschlägen sei jedoch wegen angeblich zu hoher Kosten nicht gefolgt worden.
2.4.1 An den Schaltern der Visastelle können die Antragsteller immerhin auf eine Art Telefonhörer mit integriertem Mikrofon zurückgreifen. Auch sind Abstandsmarkierungen vorhanden. Die räumliche Enge führt jedoch dazu, dass Umstehende den geführten Gesprächen zu beträchtlichen Teilen folgen können und damit die erforderliche Diskretion nicht gewährleistet wird. Eine Möglichkeit, in einem separaten Raum vorzusprechen, besteht hier nicht.
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4.5 Löschprogramm „Eraser“
Im Netz der Botschaft war auf den Rechnern, die kontrolliert wurden, das Programm „Eraser“ installiert, das eine datenschutzgerechte Löschung von gespeicherten Daten erlaubt. Dies ist zu begrüßen.
Jedoch war keinem Nutzer bekannt, welchen Zweck das Programm erfüllt und wie es zu bedienen ist. Deshalb fehlte es auch an Wissen über den Unterschied der allen Nutzern bereitgestellten Funktionen „löschen“ und „erase“.
Der Einsatz eines datenschutzgerechten Löschprogramms wie dem in der Botschaft Kiew vorgefundenen wird nachdrücklich unterstützt. Damit es in Zukunft sinnvoll genutzt werden kann, müssten die Nutzer allerdings in geeigneter Form über die Funktionen und die Bedienung des Programms informiert werden.
Ich bitte daher, die Nutzung dieses Löschprogramms für alle Auslandsvertretungen verbindlich vorzuschreiben. Über das Veranlasste bitte ich mich zu informieren.
