geschäftliche Einladung - Fragen zu Details

Guten Tag allerseits,
ich bin neu hier im Forum und habe hier schon viele nützliche Informationen bzgl. meines Anliegens finden können. Dafür schonmal ein Danke vorweg. Dennoch gibt es einige Details, die ich noch klären muss.

Zuerst möchte ich gerne in Kürze die Situation schildern:
Ich bin in einem Unternehmen in der Finanzdienstleistungsbranche tätig und habe die Aufgabe bekommen mich um die Einladung einer weiblichen Person aus der Ukraine zu kümmern. Diese ist Ukrainerin und dort für eine Versicherungsgesellschaft tätig. Im Herbst (Zeitrahmen: August-September) soll sie zu einem geschäftlich/privaten Besuch nach Deutschland kommen, um u.A. die Möglichkeiten einer Zusammenarbeit zwischen unseren Unternehmen zu prüfen.
Ich soll nun alles soweit regeln, dass die entsprechenden Unterlagen nur noch vom Geschäftsführer unterschrieben werden müssen.

Nachdem was ich bisher gelesen habe müssen folgende Voraussetzungen erfüllt werden:
- Sie muss ein Visum haben, dazu muss sie:
- einen internationalen Reisepass haben: hat sie bereits beantragt und wird im Laufe der nächsten Wochen ausgestellt
- eine ausreichende Reisekrankenversicherung (mind. Deckungssumme: 30.000€) vorweisen können: wird ebenfalls von ihr vor Ort geregelt
- eine Einladung/Verpflichtungserklärung unsererseits vorlegen können: gehört zu meinen Aufgaben

Nun zu meinen Fragen:
Die einfachste Möglichkeit ist wohl das Ausfüllen des Visumantrages auf https://service.diplo.de/einreicher/start.do
Dazu habe ich noch Fragen:
- Punkt 22: spricht irgendetwas dagegen gleich ein Visum für längeren Aufenthalt zu beantragen? Für evtl. spätere Reisen? Können auch mehrere Punkte angekreuzt werden (z.B. Längerer Aufenthalt, Translit, Flughafentransit)? Es ist noch nicht ganz geregelt wie der Flug aussehen wird. Sowohl Direktflug, als auch Umstieg über andere EU-Länder sind möglich.
- Punkt 24: weitere Reisen sind bisher nicht geplant, jedoch evtl. später sinnvoll. Ist es problemlos möglich die „Mehrfacheinreise“ auszuwählen oder müssen besondere Anforderungen erfüllt werden?
- Punkt 25: welches Maximaldatum kann hier eingetragen werden?
- Punkt 27: Falls das Land der Endbestimmung Deutschland sein soll, bleibt das Feld frei, richtig?
- Punkte 30-33: sind noch nicht geklärt, da es ja wenig Sinn macht einen Flug zu buchen, obwohl noch kein Visum erteilt wurde. Soll da ein ungefähres Datum stehen? Gehen auch evtl. frühestes Einreisedatum und spätestes Ausreisedatum?
- Punkt 35-36: Kosten sollen vom Unternehmen übernommen werden. Wie sollen die Unterlagen aussehen? In Form der Verfplichtungserklärung?
In der Onlineversion soll der Antrag komplett in lateinischen Buchstaben ausgefüllt werden. Sollen Angaben mit russischen Wörtern, dann einfach ebenfalls in lateinisch ausgechrieben werden oder macht es Sinn die Antworten auch teilweise auf Deutsch zu geben?

Wie sieht die genaue Form der Verpflichtungserklärung aus? Diese wird ja, soweit ich das verstanden habe, von der Ausländerbehörde der Stadt des Antragstellers angenommen und beglaubigt, bevor sie dem Gast zugeschickt wird. Welche genauen Voraussetzungen müssen dazu erfüllt sein? Welche Dokumente sollen vorgelegt werden?

Das ist für den Moment alles was mir einfällt. Notfalls melde ich mich aber nochmal. Bin aber jetzt schon gespannt auf die Antworten und bedanke mich im Voraus.

Genau das will ich ja klären. Wie man dabei vorgehen soll und was dabei zu beachten ist.
Mittlerweile bin ich auf golgende Passage auf der Seite der Deutschen Botschaft in Kiew gestoßen:

Zitat

Wir sind ein Unternehmen und möchten uns für einen Gast verpflichten, wie geht das?
Bitte schauen Sie sich unser Merkblatt hierzu an. In der Regel akzeptieren wir eine schriftliche Einladung von Kapitalgesellschaften mit einem Stammkapital von über 100.000 Euro problemlos.
Bitte schreiben Sie in Ihre Einladungen sinngemäß „…verpflichten wir uns die Kosten nach §§ 66 – 68 Aufenthaltsgesetz zu übernehmen…“
Häufig muss die Botschaft Einladungen zurückweisen, in denen steht, dass man „…vom Inhalt der §§ 66 – 68 AufenthG Kenntnis (genommen) habe…“ oder „…den Inhalt der §§ 66 – 68 AufenthG kennt und bestätigt…“ - es versteht sich von selbst, dass die Botschaft derartige Einladungen nicht akzeptieren kann.

Auf eine VE in Form eines Formulars kann man also verzichten, wenn man zu der Einladung entsprechnde Nachweise vorlegt? Die Seite der Ausländerbehörde unserer Stadt gibt im Internet nicht sehr viel her. Auf der Seite der für München zuständigen Behörde habe ich jedoch folgendes gefunden:

Zitat

Folgende Nachweise werden gefordert:

• Gültiger Nationalpass oder Personalausweis der / des Vorsprechenden
• Ggf. gültiger Nationalpass oder Personalausweis der/des Vollmachtgebers
  Bei Vorlage einer schriftlichen Untervollmacht ist diese für die/den Vorsprechende/n auf einem Firmenbriefbogen auszustellen. Aus der Untervollmacht muss sich ergeben, dass die/der Vorsprechende bevollmächtigt wird, die konkrete Verpflichtungserklärung für das Unternehmen abzugeben. Nicht ausreichend ist eine allgemeine Untervollmacht ohne Bezugnahme auf die Abgabe der konkreten Verpflichtungserklärung
• Vorlage eines Handels/- Registerauszugs, der nicht älter ist als drei Monate und aus welchem sich die Handlungsvollmacht der/des Vorsprechenden selber oder der Untervollmachtgeberin/des Untervollmachtgebers ergibt
• Vorlage einer Gewinn- und Verlustrechnung des Steuerberaters oder einer Reingewinnbestätigung des Steuerberaters oder die Vorlage des letzten Steuerbescheides aus dem Vorjahr.

Ich werde wohl nächste Woche einfach bei der Ausländerbehörde vorbeigucken und erfragen, was BEI IHR genau erwartet wird.

Diviner:
Danke, werde ich beherzigen.

Zitat von Diviner

Rein geschäftliche Einladung ist sicher kein Problem.

Sehe ich auch so, da war doch was von Visumerleichterungen fuer Geschaeftsleute, Wissenschaftler, Kuenstler, Journalisten etc. etc.
Ansonsten Vorgehensweise wie von Nataliya beschrieben.

Diviner
An der Finanzkraft des Unternehmens wird es nicht scheitern. Einige der von dir benannten Punkte geben mir allerdings zu denken. Die Einzuladende gehört in der Tat nicht zur Geschäftsführung. Sie ist Versicherungsvertreterin. Sie hat zwar viel Erfahrung in ihrer Tätigkeit, es wurde aber bewusst jemand ausgewählt, der im Vertrieb arbeitet um auch auf dieser, verglichen mit dem Management, niedrigen Ebene Erfahrungen austauschen zu können. Verträge abzuschließen ist dabei auch nicht Sinn der Sache. Der deutschen Sprache ist sie ebenfalls nicht mächtig, dafür gibt es aber hier vor Ort Mitarbeiter, die über Russischkentnisse verfügen und die Kommunikation sicherstellen können.

Deine Tipps sehe ich keinesfalls als Belehrung an. Genau sowas wollte ich ja wissen, als ich das Thema erstellt habe. Also ruhig weiter so.

Zitat von Nataliya

der mit der APOSTILLE vorgesehen, für die Ukraine.

Kurze Frage, Apostille genuegt ? Weil, UA ist ja eigentlich kein Apostillen-Staat. Wollen die keine Legalisierung ?